Coolprofs

Klanten

TCO als leidraad bij datacom outsourcing

Aart Simons Manager Systems 1, KLM Information Services:

“...COOLProfs heeft voor ons een leidende rol vervuld in een expert opinion bij de uitbesteding van datacom… Mede daardoor heeft KLM haar doelstellingen gehaald.”

Financieel beheersbaar maken van het datacom uitbestedings-traject op basis van Total Cost of Ownership (TCO) en het coachen van de betrokken medewerkers in de ontwikkelde methodieken.

Aanleiding

KLM migreert haar traditionele wereldwijde datacomnetwerk binnen twee jaar naar een moderne en kosteneffectieve IP-netwerk met  een brokerfunctie op basis van TCO. Hiertoe is een vijfjarig outsourcingscontract afgesloten met een telecomleverancier.

Aanpak

Omdat COOLProfs voor de KLM ook het TCO-management heeft ingericht bij de uitbesteding van de werkplekken, is zij gevraagd dit ook te doen voor datacom. Met daaraan gekoppeld het coachen van de betrokken medewerkers in de methodiek.

COOLProfs heeft voor het nauwkeurig volgen van de TCO drie rapportages ontwikkeld:

Van elke TCO-element, dat vermeld staat in het contract, heeft COOLProfs de verantwoordelijkheden, kosten en grondslagen per contractjaar uitgewerkt. Omdat over enkele contractbepalingen interpretatieverschillen bestonden, heeft zij tevens een cruciale rol gespeeld bij een expert opinion en zo overeenstemming bereikt om het eerste contractjaar af te sluiten.

Ook heeft COOLProfs een TCO-maandrapportage opgezet voor het volgen van de actuele TCO-kosten en non-TCO kosten en bijbehorende prognoses per contractjaar. Daarbij zijn ook wijzigingen op het contract meegenomen. Essentieel onderdeel is de voortgangsrapportage van de netwerkmigratie in combinatie met de te bereiken kostenreductie per jaar.

Ten slotte is ook een instrument ontwikkeld om de baten van contract over de gehele looptijd te volgen en het succes van de uitbesteding aantoonbaar te maken.

Resultaten

• Een eenduidige interpretatie van het outsourcingcontract voor de KLM en de telecomleverancier per TCO-element per jaar;
• Een heldere TCO-maandrapportage om actuele kosten, binnen en buiten het contract, te volgen en te beheersen;
• De periodieke nacalculatie van het outsourcingcontract om het migratietraject te volgen én de beoogde TCO-kostendaling aantoonbaar te maken;
• Een ingewerkte controller, die grip heeft op de TCO van datacom en de betrokken managers kan adviseren