Coolprofs

Klanten

Tritas

Rosl Veltmeijer Head of Sustainability Research:

“Het nieuwe systeem heeft een tijdsbesparing opgeleverd van twintig procent.”

Triodos Research onderzoekt  de duurzaamheid van beursgenoteerde bedrijven

Rosl Veltmeijer, hoofd van de researchafdeling van Triodos Bank, vertelt hoe het systeem TRITAS hen helpt bij het in kaart brengen van de mate van maatschappelijk verantwoordelijk ondernemen (MVO) van bedrijven.

COOLProfs bouwde het systeem dat een aanzienlijke efficiëntieslag opleverde, waardoor Research meer en betere mogelijkheden heeft gekregen om bedrijven bewust te maken van het belang van maatschappij- en milieuverantwoord ondernemen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft de laatste jaren sterk aan aandacht gewonnen. Steeds meer bedrijven onderkennen het belang ervan en het aantal bedrijven dat het Nieuwe Ondernemen heeft ontdekt groeit sterk. Triodos Bank is een bank die zich al vanaf het moment van oprichting in 1980 op maatschappelijk verantwoord ondernemen richt. De bank, die staat voor duurzaam en transparant bankieren, laat zien dat aandacht voor mens en natuur én financieel rendement niet tegenover elkaar staan, maar elkaar op de lange termijn juist versterken. Triodos Bank geldt vandaag de dag als de enige onafhankelijke duurzame bank van Nederland en is door Financial Times uitgeroepen tot ‘Sustainable Bank of the Year’. Voor haar beleggingsbeurzen doet de researchafdeling van Triodos Bank intensief onderzoek naar maatschappelijk verantwoord gedrag van beursgenoteerde bedrijven. De afdeling ziet erop toe dat uitsluitend wordt belegd in bedrijven die koploper zijn in de sector.. Daarnaast moeten de bedrijven voldoen aan de strenge minimumeisen van Triodos. ‘De bedrijven waarvan we de MVO-graad in kaart brengen, zijn over het algemeen grote beursgenoteerde bedrijven die actief zijn in verschillende sectoren. Zo’n studie herhalen we elke drie jaar. Als bedrijven aan onze criteria voldoen, monitoren we ze continu. Deze bedrijven moeten namelijk altijd en op elk moment aan onze criteria voldoen’, licht Veltmeijer toe. Het monitoren van ondernemingen gebeurt aan de hand van waarden – Hoe gaan ze om met hun medewerkers, met hun klanten, het milieu, hoe staat het bedrijf in de samenleving, etc. – die op hun beurt weer bestaan uit een groot aantal indicatoren. Het laat zich raden dat het hier om een zeer arbeidsintensief proces gaat.

Het TRITAS-systeem
Startpunt van de analyse vormt een gerangschikte lijst van bedrijven die actief zijn op de beurs, zoals die wordt aangeleverd door Sustainalytics, een bedrijf dat duurzaamheidgegevens levert voor de financiële sector. Sustainalytics verifieert een groot aantal bronnen waaronder uiteraard  informatie van  de bedrijven zelf, maar ook uit de pers. Op basis van zo’n 75 criteria maakt Triodos Research een eigen ranking en wijst ze de “koplopers” in een sector aan. Veltmeijer: ‘Dit is de informatie die in TRITAS wordt geïmporteerd en waar met behulp van het systeem aanvullende analyses op worden uitgevoerd. Hierbij worden alleen duurzaamheid thema’s meegenomen. De uitkomst van het proces is een onderbouwde lijst van bedrijven waar onze beleggingsfondsen in kunnen beleggen. In de praktijk blijft er ongeveer een kwart over van de onderzochte bedrijven, het zogenoemde beleggingsuniversum.&rsquo De lijst met ondernemingen die de goedkeuring van Research kunnen wegdragen, gaat naar de externe asset manager. Hier wordt nog een financiële analyse gedaan en worden de uiteindelijke beleggingsbeslissingen genomen. Het onderscheidende vermogen zit ‘m in het feit dat de asset manager alleen kan kiezen uit de lijst van bedrijven die door  Research wordt aangeleverd. De analyses die nu in het systeem TRITAS worden uitgevoerd, geschiedden een aantal jaren geleden nog in Word en Excel. De tabellen werden vervolgens naar Word gekopieerd. Veltmeijer schetst een beeld dat niet bepaald efficiënt is te noemen: ‘We hadden fulltime iemand in dienst die grotendeels bezig was met het aanpassen van de sheets en de formules. De kans op fouten was altijd aanwezig. En het resultaat bestond uit rapporten van soms wel 150 bladzijden. Ondanks dat deze boekwerken veel indruk maakten, wisten we dat we met het oog op de toekomst naar een professioneler systeem moesten.’

Meer dan een gewone ontwikkelaar
Aangezien de focus van de eigen IT-afdeling volledig is gericht op het beheer van het bancaire systeem, wordt de hulp ingeroepen van een externe softwareontwikkelaar. Bij het selecteren van een geschikte IT-leverancier zijn ze volgens Veltmeijer niet over een nacht ijs gegaan: ‘We zijn met een zestal software-ontwikkelbedrijven gaan praten om te kijken of onze werkprocessen en wensen in een systeem konden worden geïntegreerd. Een van deze partijen was COOLProfs. Zij sprongen er vanaf het eerste moment uit omdat zij echt met ons meedachten om tot het beste systeem te komen.’ Dit ‘meedenken’ gebeurt in een uitgebreide brainstormsessie die op initiatief van COOLProfs wordt belegd. Veltmeijer denkt hier met een goed gevoel aan terug: ‘Wij van de analyseafdeling waren natuurlijk niet gewend om in databases te denken. Dan is het fijn als iemand met verstand van zaken je bij de hand neemt en moeite doet om jou deelgenoot van de materie te maken waardoor je samen het verdere proces in kunt. Die proactieve houding en de wil om samen te werken is meer dan je normaliter van een IT-leverancier zou verwachten. Zeker in die fase van het proces. Het zorgde wel direct voor vertrouwen. Daarbij kwam nog dat COOLProfs goed begreep wat wij wilden en er niet allerlei extra functionaliteiten door drukte waar we geen behoefte aan hadden en die we toch nooit zouden gebruiken.’

Toekomstvast
Het TRITAS-systeem is door COOLProfs fixed price en in modules opgeleverd. Volgens Veltmeijer is de manier van werken en denken van de researchafdeling in een model gevat. Alle stappen die het systeem bij het maken van de analyses doorloopt, zijn te herleiden tot de kennis en gedachtestromen van de onderzoekers. Het systeem verwerkt een grote verscheidenheid aan duurzaamheidgegevens aan de hand van indicatoren en voert berekeningen uit op basis van gewichten en verzamelde cijfers. ‘Doordat met timeboxes werd gewerkt, ging het bouwen heel snel’, aldus Veltmeijer. De toegang is geregeld via rollen met de bijbehorende autorisaties. De analyses kunnen eenvoudig naar Excel worden omgezet en geavanceerde grafieken en PDF-rapportages zijn volgens Veltmeijer in een handomdraai te genereren. Onlangs heeft dataleverancier Sustainalytics  een nieuw bronsysteem in gebruik genomen. Omdat TRITAS hierdoor niet langer compatible zou zijn met het systeem van Sustainalytics, moest eerstgenoemde worden aangepast. Veltmeijer hierover: ‘Met de verandering van het bronsysteem werd tegelijkertijd een functionele wijziging doorgevoerd. Van de acht thema´s waar tot op dat moment mee werd gewerkt, werd overgestapt naar de internationaal als standaard geaccepteerde thema´s Environmental Social en Governance. COOLProfs paste het TRITAS-systeem aan zodat het aansluit op de nieuwe technische en functionele eisen. Opvallend punt is dat COOLProfs wederom een workshop organiseerde, nu een over hoe je met de drie thema’s een betere grafische analyse kunt doen.

Een-op-een-gesprekken
De voordelen van het TRITAS-systeem in vergelijking met de oude situatie zijn volgens Veltmeijer evident: ‘De kans op fouten is geminimaliseerd doordat het handmatig kopiëren van gegevens niet langer nodig is en het systeem controleert of alles is ingevuld. Het systeem dat door COOLProfs is gebouwd leidt de medewerkers als het ware door het proces. Daar komt bij dat onze onderzoekers in Nederland, Engeland, Spanje en Duitsland nu altijd uitgaan van dezelfde data aangezien het een web-based systeem is. De toegevoegde waarde van TRITAS zit ´m in het feit dat Research volgens Veltmeijer een efficiëntieverbetering van twintig procent heeft weten te realiseren en deze tijd wordt ingezet om verdere dialoog aan te gaan met bedrijven. . ‘Wij analyseren niet alleen bedrijven, we stimuleren ze ook echt om duurzamer te ondernemen. Dankzij de gerealiseerde tijdsbesparing hebben we nu meer tijd om in een-op-een-gesprekken met de bedrijven de uitkomsten van onze analyses terug te koppelen. Met TRITAS halen we eenvoudig de relevante informatie, afgestemd op een specifieke sector of een bepaald bedrijf, boven tafel. Doordat we meer tijd hebben om de onderzoeksresultaten op te volgen en meer gerichte en relevante feedback kunnen geven, zie je dat bedrijven meer open staan om hun gedrag aan te passen richting maatschappelijk verantwoord ondernemen.